Especialista
miércoles, 20 de noviembre del 2013

Buscando el equilibrio del almacén dentro de una tienda

Por Fernando Arce Cerda

Uno de los indicadores claves de la rentabilidad de una tienda es el ingreso por m2, por ese motivo, los retailers buscan ubicaciones que beneficien este indicador, asimismo, buscan priorizar el cálculo del espacio total requerido para establecer una tienda.

Independientemente de conseguir o no el tamaño del espacio esperado, surge una pregunta importante que muchas veces no es respondida oportunamente, y es la referida al espacio a asignar al almacén de la tienda. ¿Cuántos m2 son necesarios para el almacén? ¿Es necesario que la tienda tenga un almacén?

Cada tienda es única y distinta a las demás, por ello la respuesta no es fácil ni se podrá generalizar para todos los casos, dependerá de variables como, la rotación esperada de los productos, el sistema de abastecimiento y el transporte, el volumen de ventas, los canales de venta utilizados, entre otros. De forma espontánea, el gestor comercial asignará un mayor espacio para la venta, minimizando o quizás anulando el espacio para almacén, lo contrario hará el gestor logístico o de operaciones, él intentará que el espacio de almacén sea respetado y suficiente para una buena gestión logística.

Convengamos que en términos de ingresos para la compañía, el espacio para la venta es más importante que el espacio para almacenaje, sin embargo, si se logra un equilibrio, la venta estará asegurada en los “peaks” de demanda o, en el peor de los casos, la probabilidad de rotura de stock en estos periodos será la menor.

Las compañías tienen que considerar el largo plazo, es decir, el crecimiento de las ventas hará que la definición inicial sea cuestionada, debido a que el almacén no se expande, pero no resulta lógico incrementar el espacio del almacén si la tienda requiere mayor espacio de ventas.

Definir los m2 de almacenaje tiene relación directa con la rotación esperada de productos y con el sistema de abastecimiento, entre otros, puesto que ambos inciden en el stock de reserva y como mínimo en el tamaño del stock de seguridad. Por ejemplo, si nos encontramos con una operación logística centralizada, una rotación importante de productos, y llegamos con reabastecimientos a una frecuencia de tres o cuatro veces al día, seguramente el almacén de la tienda será el más pequeño.

En este caso, la logística estará fuertemente enfocada en la gestión de un centro de distribución que mantenga el inventario en lugar de la tienda, ya sea como almacenaje propiamente, como “crossdocking intensivo”, o como ambos. La gestión logística en estos casos jugará un papel relevante. Pero ¿cuántos retailers pueden darse ese lujo? nuevamente pensamos en la búsqueda del equilibrio.

La determinación de los m2 de almacén será una decisión con consecuencias de largo plazo, para bien o para mal, esta decisión impactará en el desempeño de las operaciones internas de la tienda y en su relación con el abastecimiento general de la compañía.

Si la decisión fue muy mala, probablemente obligará a destinar recursos exclusivos de la logística al momento de reabastecer la tienda. Y dado que usualmente los costos logísticos se comparten entre todas las tiendas, esta mala decisión no implicará una revisión de las finanzas, lo que no significa que no incremente las ineficiencias logísticas, ya que estas serán permanentes hasta que se realice un cambio.

Por supuesto que las tiendas con mayor variabilidad de la demanda y con mayor incremento de las ventas serán más sensibles  al espacio. Los gestores del retail deberán prestar mayor atención a la operatividad logística de estos puntos de venta, puesto que cualquier ineficiencia en el flujo logístico estará afectando la rentabilidad del negocio con mayor énfasis.

En un escenario cada vez más cambiante y competitivo, resulta prioritario encontrar eficiencias a la operación. Así se pueden plantear las siguientes alternativas:

1) Identificar aquellos productos que pueden prescindir de espacio en almacén y en lugar de ello utilizar su propia estantería o anaquel como almacén, quizás se deba pensar en modificar el diseño o el tamaño de los anaqueles dentro de la tienda.

2) Gestionar los productos de poca rotación, se podrán lograr acuerdos de devolución con el proveedor, realizar promociones para liquidar estos productos, y evaluar castigar el margen.

3) Poner foco en los ítems que no han dado resultado y que tienden a imponerse como parte del mix, para ello es necesario conocer ampliamente el negocio.

4) Mantener siempre el orden y la limpieza dentro de la tienda, esto ayudará a una mejor utilización del espacio y a un mejor desempeño del personal.

5) Incrementar la frecuencia de entregas a la tienda, buscando el equilibrio entre el costo logístico y la rentabilidad de los m2.

6) Utilizar un almacén móvil en los periodos de alta demanda.

7) Deshacerse de los objetos o materiales que no aportan valor al negocio, además de cuestionar los procesos. ¿Todo aporta valor al negocio?

8) Las ventas online benefician la disminución de espacio y stock de almacén, y deben considerarse en la estrategia.

9) Capacitar al personal de reposición en técnicas de almacenamiento y gestión logística, esto contribuirá a consolidar el proceso.

La gestión propiamente del almacén debe suponer la categorización de productos en función a rotación y familias, valor y sensibilidad a la demanda. Ordenar los productos en el almacén por familia y rotación, y dentro de cada familia por orden alfabético. Además considerar un ambiente especial para productos de alto valor.

Se deben de utilizar escaleras para los niveles altos y considerar el uso de mezzanine. La implementación del proceso de toma de inventarios rotativos es crítica para mantener los niveles de stocks adecuados. El tamaño del almacén de una tienda implica una decisión de largo plazo que no debe menospreciarse, debido a que guarda relación directa con el desempeño de las ventas.

Sin embargo, el enfoque no debe centrarse únicamente en los m2 del almacén, sino en las estrategias que incrementen y mantengan la rentabilidad de los m2 a largo plazo, que van más allá de las definiciones iniciales de la operación, y que obligan a estar constantemente buscando eficiencias.

Ante un espacio limitado, miles de productos y clientes cada vez con mayores exigencias, solo reinvéntate y re-imagina las cosas.

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