Especialista
lunes, 16 de diciembre del 2013

Cuando los inventarios no cuadran

Por Fernando Arce de Kumrauf Consulting.

La diferencia de inventario es uno de los puntos críticos en la gestión de los administradores del retail. Esta se determina calculando la diferencia entre el stock que muestra la contabilidad y el stock contado físicamente. Cuando estos dos valores no coinciden, es cuando decimos que existe una diferencia de inventario. Este dato es clave para la gestión de las distintas áreas de la compañía, puesto que en relación al valor de las ventas, determina el impacto sobre ellas y la medida en la que afecta la rentabilidad del negocio. Un punto de diferencia significa directamente un punto menos de ganancia en el bolsillo del accionista.

Las pérdidas o mermas tienen diversos orígenes y se clasifican en dos tipos, mermas conocidas y mermas desconocidas. Dentro del primer grupo podemos identificar toda aquella pérdida que tiene una causa plenamente identificable, como pueden ser, los productos caducados o vencidos, los que por mala manipulación fueron dañados y ya no pueden ser vendidos, de igual forma los que sufrieron rebajas por el paso del tiempo o por evaporación y no es posible su venta, además las pérdidas por hurtos detectados, empaques vacíos por ejemplo, entre las causas más importantes.

Dentro del grupo de merma desconocida tenemos, las pérdidas por hurtos no detectados, internos y externos, errores administrativos y de contabilidad, fraude del proveedor, entre los más importantes. Dependiendo del origen de las pérdidas se implementará la estrategia para contrarrestarla. La implementación de dicha estrategia debe darse después de la evaluación costo beneficio, por ello es importante determinar las causas y cuantificarlas.

En el mundo existen muchas iniciativas para medir las pérdidas en los negocios minoristas, anualmente se desarrollan encuestas globales y regionales con el propósito de determinar el impacto de las pérdidas en las ventas, y proponer planes de acción que ayuden a disminuir estas pérdidas. Según un informe global de mermas desconocidas, en el mundo, por cada empleado detectado hurtando mercadería (robo interno), existen seis clientes detectados (robo externo), pero lo significativo es que el valor promedio de lo hurtado internamente, es ocho veces mayor al valor promedio hurtado por clientes deshonestos.

Esto demuestra lo verdaderamente importante que es que las empresas destinen recursos para mejorar el compromiso del trabajador con su empleo, incluyendo el clima laboral, programas de capacitación, programas de incentivos, compromiso social y todo aquello que eleve el desempeño del trabajador en relación a su fidelidad con la compañía. Nuevamente el recurso humano es el factor clave para la continuidad empresarial.

Esto que es obvio a simple vista, no lo es para muchas empresas, aquellas con resultados de pérdidas por sobre el promedio de su industria, y manejadas en gran parte por un estilo de gestión que no permite la mejora continua, procesos confusos y sin liderazgo claro, los empleados se ven inmersos en un ambiente difícil de llevar y a veces hostil, poco interés en generar beneficios para la Compañía.

No se trata de casos aislados, sino de un sector importante en la industria. Bajo esta situación, tanto las mermas conocidas como las desconocidas permanecen con mayor probabilidad. Sin embargo, lo positivo de este problema es que las Compañías tienen la posibilidad de disminuir significativamente las diferencias de inventario, puesto que como se mencionó anteriormente, cuando se trata de mermas desconocidas, el mayor volumen de la pérdida se da por hurtos internos (ocho a uno en relación a los hurtos externos). Entonces la oportunidad que tienen de “atacar” el problema directamente, sin depender de terceros, es muy grande. De la misma manera con las mermas conocidas, debido a que las Compañías tienen el control total de sus propios procesos, la oportunidad de mejorarlos es amplísima.

Quizás para muchas de ellas, el mayor enemigo, o la razón más importante por la que no se efectúan mejoras a los procesos ni al ambiente laboral, se encuentre en el corazón de ellas mismas, es decir, generar un cambio implicará cambiar perspectivas y puntos de vista internas en cuanto a la manera de conducir lq Comapñía. No son cambios simples, al contrario, son muy complicados, pero no son imposibles. Escuchar un punto de vista externo puede ser favorable para el cambio.

Una diferencia de inventario mínima (en relación al estándar), controlada y bien explicada, es muestra de una compañía preocupada por sus procesos, por sus empleados, por permanecer en el tiempo.

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