Especialista
martes, 5 de noviembre del 2013

El conocimiento del uso de una matriz en la gestión retail

Por Fernando Arce Cerda.

*Ingeniero Industrial de la Universidad de Lima. Maestría en Ingeniería Industrial, Post Grado en Abastecimiento en la Universidad de Chile y de Comercio Exterior en la Universidad Diego Portales de Chile. Catorce años de experiencia en Logística y Supply Chain en la industria retail, Consumo Masivo y de Construcción.

Algunas características del retail son, el manejo masivo de ítems, cientos o miles de ítems, el manejo de muchas y variadas categorías, diversas marcas y orígenes, y también de diversos proveedores. Por ejemplo, en las cadenas de supermercados, ferreterías o farmacias, la variedad de productos puede llegar a ser innumerable, y a la vez, el ingreso de códigos nuevos y la salida de los caducados, es constante. En muchos casos esta velocidad de rotación es alta. Los productos para promociones, los productos de oportunidad o los destinados específicamente a determinadas campañas dentro del año, como el día de la madre o la Navidad, tienen un ciclo de vida corto, lo que dure la campaña. Otros miles tienen el ciclo de vida largo, su demanda es permanente y fluctúa en función a factores como, las necesidades constantes de los consumidores y la capacidad de compra, entre otros.

Bajo esta perspectiva, los gestores del retail se enfrentan a tomas de decisiones que tienen como fundamento, la gran cantidad de información generada por el flujo completo de productos manejados, o por grupos de ellos, como puede ser, alguna categoría comercial. Esto obliga a tener que visualizar de forma masiva las variables que los afectan, lo que a su vez lleva a segmentar esta visualización. La gestión matricial es una técnica muy útil pero poco utilizada en los gestores del retail. Las matrices son una herramienta muy efectiva para visualizar y medir factores claves de forma global, permiten tomar decisiones para un conjunto específico de productos, sin que estos pertenezcan necesariamente a una categoría comercial determinada. En función a los parámetros que se definan para cada matriz, se podrá re-categorizar el conjunto de items manejados. Esta nueva categorización será móvil en el tiempo y dependerá de la gestión que se efectúe a partir de una primera visualización. Sin embargo, existirán items con poca o nula movilidad debido a su alta correlación con los parámetros establecidos en la matriz.

La vista de los inventarios matricialmente, primero bajo una perspectiva global y posteriormente de forma específica llegando al detalle, resulta muy eficiente para el retail, debido a que una matriz muestra en cada cuadrante el resultado de combinar variables relevantes, como precios, ventas y los propios inventarios, entre otros, la herramienta proporciona mayor amplitud de conocimiento de estas variables, y la posibilidad de establecer relaciones numéricas en agrupaciones convenientes y que abarquen el conjunto de los ítems.

Con la finalidad de que este artículo represente un apoyo concreto a los gestores del retail en el tema presentado, se explica la manera de cómo construir una matriz. Esta herramienta es muy sencilla de armar en Excel, sólo requiere de unas simples fórmulas para sumar los datos consignados y para definir la agrupación de cada cuadrante. Una vez dominada se recomienda incorporarla en el sistema computacional de la empresa.

Lo primero que debe hacerse es armar una base de datos con la información suficiente para que, al generar la matriz, se logre visualizar lo más relevante del conjunto de items por cuadrante, y además se puedan generar cálculos adicionales que otorguen información complementaria e importante. Los datos a incluir son tantos como la información que se quiera mostrar o gestionar. Estos datos podrán ser, el código del producto, la descripción, la marca, el tipo de empaque, la unidad de venta, el precio unitario, la venta mensual en unidades y en dinero, el stock en unidades y dinero. No toda esta información se mostrará en la matriz, pero servirá cuando se deba retornar a analizar el detalle del o los cuadrantes seleccionados.

El gestor de retail podrá solicitar al área de sistemas de su empresa que esta información se encuentre disponible para su explotación. Una vez completada la base de datos se construye la matriz. Por ejemplo, se podrá tener en el eje X, la variable PRECIO (sin impuestos), y en el eje Y, la variable UNIDADES VENDIDAS o VENTA, ambos ejes segmentados en cinco grupos (esta cantidad variará de acuerdo al nivel de detalle que se requiera analizar), y en orden ascendente y descendente respectivamente. En el eje X, los precios de S/.0,1  a S/. 1,0, de S/. 1,01 a S/. 10,0 y así sucesivamente hacia la derecha, y en el eje Y, de 0 a 100 unidades vendidas, de 101 a 500, y así sucesivamente. El primer sector Y será el de mayores cantidades vendidas (ejem: 10,000 a más). Esta segmentación representa los cuadrantes de la matriz. Así veremos los productos de menor precio unitario y mayor venta en el primer cuadrante superior izquierdo, y los productos de mayor precio unitario y menor venta en el cuadrante inferior derecho.

En este ejemplo se ha definido el eje X con la variable PRECIO, el eje Y albergará la variable UNIDADES VENDIDAS o VENTA, pero además se añadirá la información de INVENTARIOS. Ambas, Venta e Inventarios, se mostrarán en unidades y dinero a costo. Con esta información mostrada en cada cuadrante, diez en total,  se podrá calcular adicionalmente el alcance de stock y el costo unitario promedio. La matriz del ejemplo muestra, en el orden definido para cada cuadrante, es decir, para cada conjunto de ítems que pertenecen o caen en cada cuadrante, la suma de la venta mensual (o en un mes determinado, dependiendo de lo que se desee), también la suma del inventario actual, ambos en unidades y dinero. Y por cálculos adicionales se podrá incorporar a cada segmento en el eje Y, el alcance de stock (Inventario dividido por la Venta) y el costo unitario promedio (venta a costo dividido por el total de unidades vendidas). Si además se agregara la venta a precio de venta (y no sólo a costo), se obtendría el margen de utilidad promedio por cuadrante. Se debe totalizar en ambos ejes, esto dará una visión intermedia entre el resultado total de la matriz y los cuadrantes propiamente.

Luego de identificados los cuadrantes críticos o que requieran una gestión inmediata dado su aparente desempeño ineficiente, el paso a seguir es la revisión del detalle de cada cuadrante (la base de datos con la que se armó la matriz), la verificación de los ítems que cayeron en cada uno de ellos y la definición de tareas a cumplir para mejorar el desempeño de los que se encuentran en un cuadrante de menor rotación, de menor venta, o uno de elevados inventarios y baja venta.

Como se puede observar, este ejemplo da una visión global de lo que ocurre con el negocio en cuanto a niveles de inventarios, venta y su relación con el precio unitario, a partir de esa visión el gestor del retail puede identificar rápidamente la situación de cada ítem y tomar una decisión. Las posibilidades para la herramienta son amplias, tanto como la imaginación para gestionar. No cabe duda que el proceso de toma de decisiones se torna más complejo en la medida del crecimiento de la empresa, o del incremento de la complejidad de los factores como se ha mencionado en artículos anteriores. Por ello, es preciso que los gestores del retail se valgan de herramientas que los apoyen y den mayor orientación. La gestión matricial de las variables críticas es un buen comienzo para mejorar el enfoque.

 

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