Especialista
lunes, 23 de febrero del 2015

Error de inventario en retail: Cálculo y guía

Por Humberto Galasso Consultor Senior en Planificación de la Demanda, Forecasting, Inventarios y Aprovisionamiento en Forecast Solutions Inc.

Llega el cierre fiscal de muchas empresas de distribución al mayor y/ó al detal  y es el momento del Inventario anual, algo que es tanto un requerimiento fiscal como una necesidad imperante para conocer de primera mano la calidad, el estado y la situación “real” de nuestras existencias físicas de inventario.

No existe un mejor momento durante el año que permita integrar tantos recursos en la organización para un fin común en un espacio de tiempo tan corto, ya que a todos nos interesa saber en qué condiciones se encuentra el inventario de la organización desde el Propietario, Gerente General hasta el asesor/vendedor/reponedor del Punto de venta, establecimiento comercial  ó Centro de Distribución (Plataforma Logística.)

Es el momento también donde se decide aprender del pasado y corregir los errores, es muy frecuente poner en la práctica los nuevos procedimientos y actividades durante las etapas Pre-In  y Post de esta actividad, ya que sin lugar a duda el aprendizaje continuo es la mejor forma de mejorar este proceso  para hacerlo lo más fiable y rápido posible, y cuando digo rápido es verdaderamente rápido,  no es posible dejar de recordar aquellos tiempos donde un inventario conllevaba el cierre durante  mínimo un día con jornadas de mas de 14 horas continuas para certificar la veracidad de un inventario de almacenes ó punto de venta. Pero afortunadamente las cosas han cambiado y hoy en día contamos con múltiples herramientas  tecnológicas y procedimiento que permiten reducir esta largas jornadas del ayer en actividades mucho mas dinámicas y confiables; lectores de mano,  terminales portátiles, programas especializados ó algoritmos diseñados de forma propia son solo algunas de las herramientas que permiten hacer mejor las cosas, claro !, siempre y cuando exista una sincronización excelente del equipo responsable !!!

Pero bueno para hablar de esto hay que tener claro de que se trata, el Shrinkage también llamado contracción, error de inventario, diferencia de inventario ó perdida desconocida  del Inventario. La forma de cálculo no es más que la diferencia entre la información en los sistemas de información y el resultado del inventario físico, divido entre las ventas del periodo de análisis (ver figura siguiente). En algunos casos puede ser representado como una cantidad económica ($, €), pero generalmente se expresa como valor por ciento de las ventas (%), que seria:

Finalmente lo que se quiere es determinar Cuanto inventario se esta “perdiendo”, Donde ? y Por qué ? para así desarrollar actividades firmes y contundentes para evitarlo, por eso adjunto el TOP 10 de los errores de inventarios por categoría de distribución ordenados de menor a mayor, los cuales han sido obtenidos a través de organizaciones de retailers/distribuidores en USA,  para que sirva de orientación.

TOP 10 de Errores de Inventario en Distribución/Retail

Librerías y Tiendas de música: 0.87%

Supermercados y Tiendas de variedades: 1.15%

Tiendas por departamentos : 1.42%

Tiendas de deportes y recreación: 1.5%

Entretenimiento, Video-Juegos y Video: 1.54%

Tiendas de Ropa para la Familia: 1.85%

Tiendas de Hobbies: 2.04%

Tiendas de descuentos (Hard Discount): 2.07%

Tiendas de Ropa para Mujer: 2.13%

Tiendas de Ropa para Niños: 2.26%

No tener error de inventario sería lo ideal, sin embargo la realidad es que existe y existirá !!! Pero cuanto puedo permitirme ? Pues bien lo mínimo. Y para saber cuánto puede ser el “mínimo” que mejor que contar con los benchmarking de las industrias semejantes,  al tener esta información nos da una idea de cuánto podría ser el límite máximo ó hacia donde se debería establecer una meta objetivo para el actual ó futuro cálculo de este indicador de calidad del Inventario.

Cabe anotar que hacer un análisis por categoría y ubicación permiten identificar de mejor forma donde trabajar primero para obtener el mejor resultado con el menor esfuerzo  posible y de esta manera priorizar las acciones, inversiones ó tecnologías necesarias para no perder de vista este importante indicador que impacta tanto las finanzas, como las operaciones logísticas asociadas a la previsión, inventario y aprovisionamiento.

Humberto Galasso

Consultor en Planificación de la Demanda/Forecasting/Inventarios y Aprovisionamiento.

Retail / Supply Chain.

London, UK.

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