Según estipula la ley, los empleadores no tienen la obligación de guardar documentos e información de extrabajadores por más de 5 años. Sin embargo, un reciente caso resuelto por la Corte Suprema de Justicia podría cambiar los deberes de las empresas en adelante.
Como indica el artículo 3.4 del Decreto Legislativo 1310, los contratantes están obligados a conservar los documentos y constancias de pago de las obligaciones laborales económicas solamente hasta cinco años después de efectuado el pago. Además, otorga la potestad de eliminar la información de las planillas de pagos (anteriores a julo de 1999), cuando haya digitalizado con valor legal aquellos documentos o los haya entregado físicamente a la ONP.
No obstante, la nueva Casación de la Corte Suprema (14034-2022 LIMA) podría generar que las empresas estén obligadas a guardar documentación antigua relativa a sus trabajadores de manera indefinida. El caso proviene de una demanda (ganada) por una extrabajadora de Scotiabank que, en su 43 años trabajando hasta el 2017, no había gozado de vacaciones y solicitaba una indemnización por más de 336 mil soles.
En estricto, el razonamiento que la Corte Suprema postuló es el siguiente: el empleador es quien tiene en su poder los documentos generados en la relación laboral en materia tributaria, administrativa, contable y laboral. Por tanto, es legal que se utilice mecanismos para compensar dicha desigualdad material existente entre las partes que se encuentra en poder del empleador (principio de profesionalidad).
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Los demandados acudieron vía recurso de casación a la Corte Suprema y postularon el siguiente argumento: «nosotros no tenemos la obligación de contar con los documentos de pago (boletas) luego de cinco años de efectuado el mismo». Es decir, invocaron el artículo 3.4 del DS 1310.
Sin embargo, a pesar de esta norma, los jueces supremos resolvieron a favor de la demandante. La razón fue la siguiente: «la demandada ha presentado documentos mucho más antiguos, (…) es decir no solo presento las boletas de pago de los últimos 5 años (…)».
Como la demandante presentó boletas de pago anteriores a 2012 (es decir más de cinco años), los jueces supremos llegaron a la siguiente conclusión: no existe medio de prueba que corrobore el goce vacacional completo. Así que procedieron a efectuar la liquidación y a descontar el monto equivalente a las vacaciones que el extrabajador alcanzó a disfrutar, de manera que el monto indemnizatorio vacacional sea justo. Finalmente se le atribuyó que reciba 156 mil soles.
De esta forma, la Casación Laboral 14034-2022, Lima se convierte en un precedente para futuros alegatos judiciales. Si bien la ley no obliga a guardar información de más de 5 años de los trabajadores, deberán considera la opción para defensas legales.
